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假日通知的结构化实现(三):员工长假安排

发布时间:2022-06-26  分类:教育频道  作者:seo  浏览:2162

这是元烟在文成的第527篇原创文章。

大家好!

前两天的文章里,和大家聊到了放假通知的结构化思维。今天想进一步衍生一下,关注一下员工长假计划表,也是和电子日历密切相关的一种表单类型。

员工长假计划表

一年中,我们会遇到不同时间跨度的法定节假日。

来自pexels网站

有些节假日时间跨度很短,一般只有三天,比如清明节、端午节、中秋节。有些时间跨度比较长,比如春节、劳动节、国庆节。

对于前者来说,这些节日只是在常态化周末的基础上多了一天,不会对工作的连续性产生太大影响;对于后者来说,这些节日可能会对工作的连续性产生负面影响,尤其是在一些还处于项目制的企业。

对于忙碌了一年,日常生活中没有时间休息的劳动者来说,他们通常会利用春节或国庆为契机,叠加年假,从而组合成一个超长假期。

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在这段空闲时间里,我们可以去看看家乡,看看父母,或者坐飞机环游世界,欣赏一下山山水水(没有疫情的时候),这是一种“硬需求”。

很多企业为了更好地把握项目或工作进程,往往会在春节或国庆前要求员工提前列出自己的假期计划,发给领导汇总。最终目的是让相关的项目经理或高层管理人员提前知道,以便他们根据实际情况做出安排。

你可能会问,协作软件上不是有相应的休假申请吗?后台提取数据不能得到相应的信息吗?

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实际上,审批功能并不适用于这里的场景,因为项目经理或高级经理需要看到员工休假计划的整体情况,然后在此基础上进行后续的排班,最终是否会被批准还是未知数。

所以,在这个节骨眼上,员工不得不未雨绸缪,打报告。

传统的汇报方式是每个员工用即时通讯软件把自己的休假安排呈现给直属领导,由直属领导做最后的总结。

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来源于pexels网站

在这个时候,关于休假日程的“表达方式”一定是五花八门的,会给直属领导最终的汇总带来麻烦。

而做得好一点的话,直属领导可能会设计一张统一的表格,由员工进行填写,然后通过简单的加法公式,将每个员工的休假期间和总天数呈现出来。

在这篇文章中,我将做进一步的设想,如果企业的节假日通知能够与日历打通的话,是否也能够基于此快速生成这样一张员工长假计划表呢?

实现畅想

首先,我们需要规划一下这张员工长假计划表有哪些要素。

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“休假期间”一定是最为重要的要素之一。

这一期间会被分拆成两个阶段,一个阶段是原本就有的法定期间,而另一个阶段则是员工自己的年假,高层管理者和项目经理需要的数据便是每一位员工的“休假期间”。

除了“休假期间”外,还需要一些额外的要素,通过这些要素的组合来生成最后的员工计划表。

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比如,我们至少需要要有一个员工名单列,这一列的源数据来自于全体员工的花名册,同样,我们还需要有一些基本的公式,比如统计员工休假期间的总天数。

下面,我们就来聊一聊对最终呈现的设想。

与节假日通知的发布工作一样,要实现员工长假计划表的自动导出,也需要一个设置界面和一个导出界面。

1. 设置界面

在设置界面中,我们需要对员工长假计划表的基础要素进行初步设置。

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第一个设置是针对员工名单的同步来源,可以设置一个“与组织架构同步”的复选框,默认开启,这样在最终导出表格时,能够确保人员名单与当前组织架构同步。

如果这里取消勾选的话,那么可以提供一个Excel表的上传入口,或者允许负责人进行自定义,与此同时,还可以允许一些额外的设置,比如人员的增减等。

我们可不要小看这个看似简单的功能。

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在很多传统企业中,员工名单在不同业务之间是无法做到完全统一的,这些表格往往会以一种“事不关己,高高挂起”的状态,由不同部门的人员进行维护,我们经常会看到在考勤管理表上的人员名单和绩效考核表上的差异。

通过协作软件中的数据打通,我们可以用非常简单的方式来有效避免这一痛点。

第二个设置便是休假期间的初始范围。

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针对上文中对休假期间的表述,员工可能会在正常休假期间的前后加入自己的年休假,因此我们需要对这些额外的时间范围进行预留,并呈现在最终导出的表格中。

这里的设置可以采用一个简单的默认设置,即在正常休假期间的前后预留最长7天的空白位置,负责人可以通过加减或上下号来对默认天数进行修改,使其符合企业的实际运营需要。

对设置界面而言,这两个基本的设置项已经足够了。下面我们就来看看导出界面。

2. 导出界面

在导出界面中,我们同样可以用向导式的页面来实现最后的导出工作。

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第一步,我们需要有一个关于节假日类型的下拉列表框,比如春节和国庆节等。

负责人完成了节日的选定后,文件会自动反映出相关的信息,比如节假日时间范围、通知抬头和文件标题的命名等。

第二步,我们同样可以在向导页中增加相应的预览机制。

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当负责人选择预览后,能够对最终导出的表格进行预览,并对各个重要字段进行检查,没有问题的话,再正式导出。

这里再补充一点,我们可以同时在设置页和导出页上增加一个最终导出路径的入口。设置页中可以定义默认的导出路径,而导出页中则允许自定义导出路径。

3. 相关规则

如果在设置界面中增加相应的规则,不仅可以使表格的编制工作更为精细化,同时也可进一步提升编制效率。

来源于pexels网站

这里我举一个例子。

当我们选择不同节假日时,可以基于预先设置的规则实现差异化的呈现。

比如,针对国庆假期,我们可以默认在其前后增加5天左右的余量,而春节假期则增加10天,这样更为符合大部分科技公司的实际情况。

最后

当我们完成员工长假计划表的导出后,该协作文件将会存储在一个通用路径中,由每一位员工进行编辑和填写。

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对于这类计划表的填写,我们可以采用一种相对简单的设计方式,即在节假日的七天之外,让员工以复制粘贴的形式进行“标识”。

我在过去曾经设计过一张十一长假统计表,虽然应用场景与这里略有差别,不过为了方便起见,我这里借用一下。

大家可以看到,在我设计的这张表中,我并没有采用常规的填写形式,大家只需要将橙色框复制粘贴到自己的休假日上即可。标识完毕后,最右侧的这一列将自动计算出实际的休假总天数。

我们可以参考这样的方式来设计本日程表,这里需要注意的是,我们需要将国定假日进行固定化的显示,可以采用不同的颜色,这样员工只需标识自己的年假即可,方便快捷,同时也更易区分。

以上就是本系列的所有文章,希望能给大家带来一些有用的启示。

标签: 计划表 

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